Ratgeber · Stand 29. August 2026

Kasse beim Finanzamt melden: was § 146a AO verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jede elektronische Kasse mit zertifizierter TSE dem Finanzamt gemeldet werden — über „Mein ELSTER“. Der große Stichtag war der 31. Juli 2025. Hier steht, welche Fristen heute gelten, welche acht Angaben verlangt werden und was gilt, wenn der Stichtag verpasst wurde.

Von Mearag El Nasr, Geschäftsführer der PayPoint POS UGVeröffentlicht am 29. August 2026

Die Fristen › Stichtag verpasst? ›

Gilt · seit 1. Januar 2025 Meldeweg · Mein ELSTER Bei Neuanschaffung · ein Monat

Worum es geht

Wer eine elektronische Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzt, muss das dem Finanzamt mitteilen. Geregelt ist das in § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, seitdem steht dafür auch das Formular in „Mein ELSTER“ bereit.

Wichtig zur Einordnung: Das ist nicht dieselbe Sache wie die viel diskutierte Kassenpflicht ab 2028. Die steht bislang nur im Referentenentwurf vom 7. August 2026 und würde regeln, wer überhaupt eine elektronische Kasse führen muss. Die Mitteilungspflicht dagegen gilt heute — und zwar für alle, die schon eine Kasse mit TSE haben.

Die Fristen

01.01.2025 Die Pflicht beginnt Seit diesem Tag besteht die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO, und das Formular steht in Mein ELSTER sowie über die ERiC-Schnittstelle bereit.
31.07.2025 Stichtag für den Altbestand Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme mussten bis zu diesem Tag gemeldet sein. Dasselbe galt für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden. Der Stichtag ist verstrichen — die Pflicht besteht weiter.
ab 01.07.2025 Ein Monat nach Anschaffung Jedes danach angeschaffte System ist innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden.
laufend Ein Monat nach Außerbetriebnahme Wird ein System endgültig außer Betrieb genommen, gilt dieselbe Monatsfrist. Auch das ist eine Mitteilung, keine Abmeldung nebenbei.

Diese acht Angaben verlangt das Finanzamt

§ 146a Absatz 4 AO listet auf, was zu übermitteln ist. Die meisten Angaben stehen in deinen Kaufunterlagen oder liefert dir dein Kassenanbieter.

Name des Steuerpflichtigen
Steuernummer
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
Anzahl der Systeme
Seriennummer des Systems
Datum der Anschaffung
Datum der Außerbetriebnahme, falls einschlägig

Gemietete oder geleaste Systeme stehen angeschafften gleich — auch sie sind zu melden. Wer also seine Kasse nicht gekauft, sondern gemietet hat, ist genauso in der Pflicht.

Immer die ganze Betriebsstätte, nie nur die Änderung

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht. Gemeldet wird je Betriebsstätte immer der komplette Bestand in einer einzigen Mitteilung — die Finanzverwaltung nennt das Bruttomethode. Kommt eine Kasse dazu, fällt eine weg oder zieht eine um, geht keine Ergänzung raus, sondern eine vollständige neue Mitteilung für diese Betriebsstätte.

Und: Wer mehrere Filialen betreibt, gibt für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung ab. Eine Sammelmeldung über alle Standorte hinweg gibt es nicht.

Stichtag verpasst — was jetzt?

Zuerst die Entwarnung: Einen eigenen Bußgeldtatbestand nach § 379 AO gibt es für die versäumte Mitteilung nicht. Wer den 31. Juli 2025 verpasst hat, bekommt dafür also nicht automatisch ein Bußgeld.

Folgenlos ist es trotzdem nicht. Zwei Dinge können passieren: Das Versäumnis kann sich in der Risikoeinstufung bemerkbar machen, nach der die Finanzverwaltung entscheidet, wen sie prüft. Und wenn die Behörde per Verwaltungsakt zur Mitteilung auffordert, sind Zwangsmittel nach §§ 328 ff. AO möglich — in der Regel ein Zwangsgeld.

Praktisch heißt das: nachmelden. Die Pflicht verschwindet nicht dadurch, dass die Frist abgelaufen ist.

Was PayPoint-Kunden dafür brauchen

Für die Mitteilung brauchst du drei Angaben aus dem Kassensystem: Art und Seriennummer des Systems, die Art der eingesetzten TSE und das Anschaffungsdatum. Diese Daten stellen wir dir bereit. Steuernummer und die Zuordnung zur Betriebsstätte trägst du selbst ein, abgegeben wird die Mitteilung in Mein ELSTER.

Wie die zertifizierte Cloud-TSE bei PayPoint funktioniert und was sie kostet, steht auf der Seite TSE einfach erklärt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 besteht nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung die Pflicht, jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung dem Finanzamt mitzuteilen. Die Mitteilung läuft über „Mein ELSTER“, per XML-Upload oder über die ERiC-Schnittstelle.

Bis wann mussten bestehende Kassen gemeldet werden?

Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Dieser Stichtag ist verstrichen. Wer ihn versäumt hat, meldet die Systeme nach; die Pflicht besteht weiter.

Welche Frist gilt für eine neue Kasse?

Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden. Dieselbe Monatsfrist gilt, wenn ein System endgültig außer Betrieb genommen wird.

Welche Angaben verlangt das Finanzamt?

Nach § 146a Absatz 4 AO sind acht Angaben zu übermitteln: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art des elektronischen Aufzeichnungssystems, Anzahl der Systeme, Seriennummer, Anschaffungsdatum und, falls einschlägig, das Datum der Außerbetriebnahme.

Gilt die Pflicht auch für gemietete oder geleaste Kassen?

Ja. Nicht angeschaffte — also zum Beispiel gemietete oder geleaste — elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften gleich, eine Mitteilung hat ebenfalls zu erfolgen.

Was bedeutet die Bruttomethode?

Je Betriebsstätte werden stets alle dort eingesetzten Systeme in einer einheitlichen Mitteilung übermittelt, nicht nur die Veränderung. Ändert sich etwas, geht eine vollständige aktualisierte Mitteilung für die betroffene Betriebsstätte raus. Bei mehreren Betriebsstätten ist für jede eine eigene Mitteilung nötig.

Was passiert, wenn ich die Meldung versäumt habe?

Ein eigener Bußgeldtatbestand nach § 379 AO besteht für die versäumte Mitteilung nicht. Folgenlos ist es trotzdem nicht: Das Versäumnis kann sich bei der Risikoeinstufung in der Betriebsprüfung negativ auswirken, und nachdem die Finanzbehörde zur Mitteilung aufgefordert hat, sind Zwangsmittel nach §§ 328 ff. AO möglich — etwa ein Zwangsgeld. Die Meldung nachzuholen ist der einzige sinnvolle Weg.

Ist das dasselbe wie die geplante Kassenpflicht ab 2028?

Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Die Mitteilungspflicht gilt heute und betrifft alle, die bereits eine elektronische Kasse einsetzen. Die Kassenpflicht ab 2028 ist bislang nur ein Referentenentwurf und würde regeln, wer überhaupt eine elektronische Kasse führen muss.

Welche Daten liefert PayPoint für die Meldung?

Für die Mitteilung brauchst du Art und Seriennummer des Kassensystems, Art der eingesetzten TSE und das Anschaffungsdatum. Diese Angaben stellt PayPoint bereit; Steuernummer und Betriebsstätten-Zuordnung trägst du selbst ein, die Mitteilung an das Finanzamt gibst du in Mein ELSTER ab.

Stand dieser Seite: 29. August 2026. Grundlagen sind § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung, das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zum Beginn der Mitteilungsverpflichtung sowie die Hinweise der Finanzverwaltung zum ELSTER-Formular. Der Text ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

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